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Montpellier à l’heure de la GED

Publié le 19 aout 2011 par Pierre Picard

La communauté d’agglomération de Montpellier a confié à Bull la réalisation d’un socle documentaire généraliste et évolutif. Un projet réussi qui a débouché sur un véritable partenariat.

logo montpellierOKAvec 31 communes et près de 400 000 habitants, la Communauté d’Agglomération de Montpellier a placé le numérique au cœur de son développement. Le schéma directeur des systèmes d’information définit et porte les grandes orientations de cette stratégie, où la gestion électronique des documents (GED) figure en bonne place. « En facilitant la collecte, la gestion et la transmission de l’information, la GED et la dématérialisation contribuent fortement à la modernisation et à l’efficience de la collectivité », souligne Christel Célié, directrice du pôle Ressources et Moyens à  la communauté d’agglomération de Montpellier.

Le choix de l’Open Source

philippeokAprès avoir posé les indispensables fondations techniques, la direction des Ressources informatiques (DRI) établit en 2009 les contours de sa future solution de GED. Elle souhaite bâtir un socle applicatif et documentaire généraliste qui lui permettra ensuite d’outiller peu à peu les processus métiers qui reposent sur des flux de documents. « Nous recherchions une solution couvrant l’intégralité du cycle de vie du document et capable d’accompagner durablement l’utilisation de la gestion documentaire dans tous les services », résume Philippe Gippet, responsable du département Études de la DRI. Le choix se porte sur Alfresco, une plate-forme Open Source, totalement web, qui présente le caractère généraliste recherché. « L’Open Source nous apporte des garanties d’indépendance, de pérennité, d’évolutivité et d’interopérabilité grâce au respect des standards »

La solution Alfresco est de plus soutenue par une communauté et des acteurs puissants, dont Bull, qui est retenu fin 2010 pour mener de front le développement de la plate-forme et des deux premières applications métiers. « Outre ses compétences techniques et métiers, Bull a parfaitement adhéré à cette approche d’intégration continue qui permet d’obtenir rapidement des résultats concrets sans perdre de vue les perspectives à long terme »

En juin 2011, dans le respect d’un planning pourtant serré, Bull livre le socle GED ainsi que son cahier d’industrialisation, dont les descriptions et les méthodes garantiront l’homogénéité et la rapidité des futurs développements. Validant les options choisies, les deux pilotes sont également opérationnels. Le premier permettra de publier sur l’intranet les dossiers de marchés publics notifiés par l’agglomération, puis de les transmettre à la trésorerie municipale dans le cadre du protocole d’échange Helios. Le second permet aux ressources humaines de créer des modèles de documents administratifs et d’en mettre une partie à la disposition des correspondants délocalisés via l’intranet.

Bull, de prestataire à partenaire

Rapidement adoptées par les utilisateurs, notamment séduits par leur ergonomie, ces deux applications préfigurent les multiples usages à venir du socle documentaire. Les prochaines étapes pourraient être le développement d’une cartothèque en ligne pour les agents, l’intégration de fonctions collaboratives ou la mise à disposition de documents de référence via l’intranet. Pour tous ces chantiers, qui se succèderont au cours des prochains mois, la DRI souhaitait pouvoir s’appuyer sur un partenaire de confiance ; dans la continuité de leur première réussite commune, elle a choisi de s’associer pour deux ans avec Bull.

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