La Ville de Liège mène actuellement un projet d’automatisation, au terme duquel le traitement des bons de commande émis par la Ville sera à la fois plus efficace et plus précis.

“Nos services administratifs traitent plus de 10.000 bons de commande chaque année,” explique Philippe Rousselle, secrétaire communal de la Ville de Liège. “Jusqu’à présent, tout cela se faisait manuellement. La Ville de Liège a choisi de dématérialiser l’ensemble du processus afin d’améliorer la traçabilité des bons de commande et simplifier l’administration. ”

Ce projet poursuit plusieurs objectifs : grâce à la dématérialisation des bons de commandes, le traitement des bons des commandes peut être effectué beaucoup plus vite. Deuxièmement la traçabilité de tous les documents est nettement améliorée: grâce à la dématérialisation, il est possible de détecter chaque opération de traitement d’un bon de commande, il est plus facile de vérifier si toutes les autorisations ont bien été accordées et le stockage des dossiers complets est également plus aisé. Troisièmement, l’introduction d’une dématérialisation du processus diminue la quantité de papier requise pour créer et reproduire les documents liés à une commande, ce qui se traduira aussi, en fin de compte, par une diminution de l’espace physique requis pour le classement des dossiers.

La Ville de Liège a demandé à Bull – dans le cadre d’un marché – de confier la gestion des bons de commandes à une application Internet enrichie, accessible par le biais d’un navigateur web à partir de n’importe quel endroit. Cette application assure le suivi d’un bon, depuis sa création jusqu’à la réception de la facture, et sa liquidation.

Il fallait veiller à ce que cette application puisse être connectée au serveur GCOS central utilisé par la Ville de Liège. Ce qui permettra l’intégration des bons de commande dématérialisés dans la comptabilité de la Ville.

Sur le plan technologique, le choix s’est porté sur la plateforme middleware eXo et les développements ont été effectués en Open Source Java EE, sur la base d’une architecture orientée services (SOA). La méthodologie retenue est Scrum : “Cette méthodologie permet de construire rapidement des prototypes et de recueillir les réactions des (futurs) utilisateurs,” explique Saskia Van Uffelen, CEO de Bull Belux. “Nous avons ainsi pu associer très étroitement les utilisateurs au processus de développement, ce qui facilitera l’acceptation de la nouvelle application. Bull étant l’un des principaux acteurs sur le marché de l’open source, ce projet nous convenait à merveille.”

A terme, lorsque la Ville de Liège crée un bon de commande, il ne s’agit plus d’échanger un document papier avec  d’éventuelles annexes entre différents services et chaque personne concernée ne doit plus en conserver une copie pour ses propres archives. Tous les bons de commande seront désormais stockés dans une base de données structurée, et les annexes seront conservées sous la forme d’images numérisées. Autre avantage : les bons de commande pourraient être expédiés aux fournisseurs par voie électronique également (par courriel notamment). D’où, une économie de papier supplémentaire.

Le projet de dématérialisation des bons de commande à la Ville de Liège s’est déroulé en trois phases. La première d’entre elles a consisté à développer tous les masques d’écran. Ensuite, une liaison avec la comptabilité a été établie. La troisième et dernière phase, toujours en cours, concerne la liaison avec la facturation. Au total, ce projet représente un an de travail.

“Bull est un partenaire stratégique pour l’information à la Ville de Liège,” conclut Philippe Rousselle.