Bij Stad Luik loopt momenteel een automatiseringsproject dat de verwerking van bestelbonnen voor de Stad een stuk efficiënter en accurater moet maken.

“Onze administratie verwerkt meer dan 10.000 bestelbonnen per jaar,” zegt stadssecretaris Philippe Rousselle van Stad Luik. “Tot nu toe gebeurde dat allemaal handmatig. Stad Luik er voor gekozen om het hele proces te dematerialiseren om zo de traceerbaarheid van bestelbonnen te verbeteren en het beheer er van te vereenvoudigen.

Voor het project telden meerdere doelstellingen: de dematerialisatie van de bestelbonnen zorgt er voor dat de verwerking ervan veel sneller gebeurt. Ten tweede is het ook makkelijker geworden om de documenten te traceren: dank zij de dematerialisatie kan iedere stap in de verwerking van een bestelbon opgespoord worden, het is makkelijker om na te gaan of alle goedkeuringen gebeurd zijn en het wordt ook makkelijker om een volledig dossier op te slaan. Ten derde wordt ook minder papier gebruikt voor de aanmaak en de reproductie van de documenten die met een bestelling te maken hebben. Uiteindelijk leidt dat ook tot een vermindering van de fysieke ruimte die nodig is om documenten te archiveren.

Stad Luik vroeg in het kader van een aanbesteding aan Bull om het beheer van de bestelbons onder te brengen in een Rich Internet Application, een toepassing die vanaf eender welke locatie gebruikt kan worden via een web browser. Deze toepassing volgt een bestelbon op vanaf de creatie tot de uitvoering ervan en de ontvangst en betaling van de factuur die er verband mee houdt.

Tegelijk zorgde Bull ook voor de connectiviteit van deze toepassing met de centrale GCOS server die Stad Luik gebruikt. Op die manier kunnen de bestelbons meteen ook geïntegreerd worden in de boekhouding van de stad.

Aan technologische kant werd gekozen voor het eXo middleware platform, en de ontwikkelingen gebeurden in Open Source Java EE, gebaseerd op een Services Oriented Architecture. Als methodologie werd Scrum gebruikt. “Deze methodologie laat toe om snel prototypes te bouwen en feedback te krijgen van de gebruikers,” zegt Saskia Van Uffelen, CEO van Bull Belux. “Daardoor konden we de gebruikers heel nauw betrekken bij het ontwikkelproces, wat de acceptatie van een nieuwe toepassing veel makkelijker maakt. Bull is één van de toonaangevende spelers op de markt van open source. Dit project was dan ook een kolfje naar onze hand.”

Wanneer een bestelbon gemaakt wordt bij Stad Luik, gaat er op termijn niet langer een papieren document met eventuele bijlagen van de ene dienst naar de andere, en wordt iedere persoon ook niet verondersteld daar een kopie van bij te houden. Alle bestelbons worden opgeslagen in een gestructureerde database, en de bijlagen worden bewaard als gescande beelden. Bijkomend voordeel is dat de bestelbons ook elektronisch, bijvoorbeeld per e-mail, verstuurd kunnen worden naar de leveranciers. Op die manier wordt nog eens extra bespaard op papier.

Het project voor de dematerialisatie van de bestelbons bij Stad Luik verliep in drie fases. In een eerste fase werden alle schermen ontworpen. In een tweede fase werd de koppeling met de boekhouding gebouwd. Momenteel wordt gewerkt aan de derde en laatste fase, de koppeling met de facturatie. Alles samen neemt het volledige project een jaar in beslag.

“Bull is een strategische partner voor de informatie van Stad Luik,” besluit Philippe Rousselle.